Tashkilot qisqa yoki uzoq muddatli saqlashni talab qiladigan hujjatlarni to'plaganda, uni tartibga solish va yumshoq yoki qattiq qopqoqli papkalarni zımbalamak kerak. Har bir aniq ishda arxivni loyihalashtirish va ish ketma-ketligi bo'yicha o'z talablari bo'lishi mumkin, chunki bu sohada qat'iy qonunchilik standartlari mavjud emas. Biroq, bu tajribali xizmatchilar odatda rioya qiladigan asosiy printsiplarni belgilaydi.
Kerakli
- - qora qo'rg'oshin qalam;
- - ish yuritish (yoki UPD qurilmasi);
- - qisqich;
- - tikuv ignasi;
- - shnur yoki neylon ip;
- - qaychi;
- - oq qog'oz varag'i;
- - ish yuritish uchun elim;
- - qopqoq.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Hujjatlarning qiymatini o'rganib chiqqandan so'ng, uni har bir varaqning yuqori o'ng burchagiga seriya raqamini (xronologik tartibda) qo'yib, qora qo'rg'oshin qalam bilan raqamlang. Birinchi qaytadan boshlang; tarkibidagi hujjatlarning sarlavha ro'yxati va oxirgi sahifasini raqamlash shart emas. Raqamlar matnga kirmasligiga ishonch hosil qiling.
2-qadam
Har bir hujjatning chap qirrasi o'rtasida maxsus ruhoniy avl bilan ikkita juft teshik oching. Qog'ozlar to'plamining qulab tushishini oldini olish uchun uni qisqich bilan mahkamlang. Qoida tariqasida, kotiblar vertikal chiziqda teshiklarni joylashtirib, har bir teshik o'rtasida kamida 3 sm masofada qoldiradilar, agar choyshab tor chekkaga ega bo'lsa, siz oq chiziqni chetiga yopishtirishingiz mumkin.
3-qadam
Hujjatlarni miltillovchi uchun maxsus mashinadan foydalaning (UPD). Bu sizning ishingizni sezilarli darajada kamaytiradi, chunki ushbu qurilma yordamida siz bir vaqtning o'zida 10 sm qalinlikdagi hujjatlar to'plamini teshishingiz mumkin.. Ko'rsatmalarni diqqat bilan o'qing va diqqat bilan ishlang - burg'ulash juda qiziydi.
4-qadam
Jildni maxsus bank ipi yoki kuchli neylon ip va tikuv ignasi yordamida tikishni boshlang. Xavfsiz topshiriqni bajarish uchun arxivni ikki marta yondiring. Ipning bo'sh "quyruqlarini" (taxminan 5-6 sm) "kitob" ning tikuvli tomonidagi o'rta teshik orqali torting va kuchli tugun hosil qiling.
5-qadam
Qalin oq qog'ozdan (diametri taxminan 4 sm) doira kesib oling va u bilan tugunni yopishtiring. Oddiy ish yuritish elimidan foydalaning. Stikerni muhr bilan ushlang, uning ostida sertifikat imzosi va sanasini qo'ying. Agar papka allaqachon tasdiqlangan sahifasiz bog'langan bo'lsa, uni muqovaning ichki qismiga yopishtirishga ruxsat beriladi.
6-qadam
Dantelli papkani maxsus qopqoqqa siljiting yoki hujjatlarni mashina bilan bog'lab qo'ying. Uzoq muddatli arxiv uchun qattiq qopqoqni tanlash tavsiya etiladi, boshqa hollarda kartondan "kiyim" yoki qalin qoplamali qog'ozdan ham mos keladi. Qanday bo'lmasin, bu korporativ uslubga muvofiq ishlab chiqilgan biznes bosma mahsulot bo'lishi kerak.
